Debiteuren, hoe laat ik ze sneller betalen?

• result
• Accountant Almere, Accountant Amsterdam, Accountant Hilversum, Accountant Naarden, Accountant Utrecht, ALGEMEEN, Debiteuren, Incasso
• 0

Bewijs dat uw facturen verstuurd zijn!
Veel debiteuren komen in een procedure met het verweer dat zij helemaal geen factuur hebben ontvangen. Om die reden vinden zij dat er niet betaald hoeft te worden en dat de rente en incassokosten ook niet verschuldigd zijn. Hoe zit dit juridisch?
Als het verweer gevoerd wordt dat de door u verzonden facturen helemaal niet ontvangen zijn, dan moet u in beginsel bewijzen dat dit wel het geval is. Wie eist, bewijst, luidt immers het bekende spreekwoord. Probleem is dat het vaak lastiger is dan u aanvankelijk denkt om dit te bewijzen. U moet immers niet alleen bewijzen dat de factuur door u verzonden is (dat lukt meestal nog wel), maar ook dat uw debiteur uw factuur heeft ontvangen. Dit laatste is vaak onmogelijk aangezien u uw debiteur niet laat tekenen voor ontvangst van de facturen.

Gelukkig gaan de rechters hier gemakkelijk mee om. Als een debiteur zich op het standpunt stelt dat hij geen factuur heeft ontvangen, terwijl er wel meermalen op het juiste adres is aangemaand, dan zal worden aangenomen dat uw debiteur de correspondentie ontvangen heeft. Het is immers best mogelijk dat een factuur uw debiteur niet bereikt, maar het wordt al heel wat onwaarschijnlijker dat de daarop volgende herinneringen en aanmaningen uw debiteur ook niet bereikt hebben.

Om discussies echter zoveel mogelijk te voorkomen, is het raadzaam om direct alsnog een kopiefactuur op te sturen als uw debiteur daar om vraagt. Let erop dat u dit aan het juiste adres doet. Verzend de factuur ook per fax en per e-mail; u kunt dan in ieder geval – aan de hand van de verzendbevestiging – aantonen dat de factuur verzonden is (waardoor het verweer dat de factuur niet ontvangen is, steeds onwaarachtiger wordt). Ook kunt u uw debiteur in een e-mail vragen om te reageren op uw vraag of de herhaald verzonden factuur nu wel ontvangen is. Op deze manier staat u sterker in een procedure.

Kortom: U komt niet voor nare verrassingen te staan als u overtuigend kunt aantonen dat u uw factuur verzonden heeft!

Kom uw aanzeggingen altijd na!
Hoe vaak gebeurt het niet: U heeft uw klant al drie aanmaningen gestuurd en nog steeds blijft betaling uit. Zelfs nu u in uw laatste aanmaning heeft aangekondigd een incassobureau te zullen inschakelen. Dit komt doordat er nog altijd debiteuren zijn die er vanuit gaan dat de soep niet zo heet gegeten wordt als dat die door u wordt opgediend. Het ironische is dat deze categorie debiteuren nog vaak gelijk krijgt ook: velen laten het er – om wat voor reden dan ook – maar bij zitten. Naar en bijkomend gevolg hiervan is dat dit nieuws zich razendsnel verspreid. Als je van deze debiteur producten afneemt en de rekening niet betaalt, dan wordt het na drie aanmaningen vanzelf stil. Natuurlijk is het van belang om het juist niet stil te laten worden! Als er na uw laatste aanmaning niet betaald is, kom dan binnen de in die aanmaning gestelde termijn uw aanzegging na om een incassobureau in te schakelen. Zo weten uw debiteuren dat het u ernst is en dat zij de dans nooit ontspringen. Uiteindelijk draagt een actief incassobeleid bij tot een betere betalingsmoraliteit!
Mondelinge afspraken zijn moeilijk afdwingbaar
In het zakelijk verkeer moet vaak snel gehandeld worden. Daardoor worden afspraken vaak mondeling gemaakt. Meestal is dit geen probleem. De problemen ontstaan pas als er onenigheid bestaat over wat er precies is afgesproken. Er ontstaat een geschil dat dikwijls terecht komt bij een advocaat. De cliënt blijkt dan wel een heel verhaal te hebben maar geen enkel schriftelijk stuk waaruit blijkt wat er precies is afgesproken. Het verhaal van de cliënt – hoe aannemelijk en redelijk ook – blijkt onvoldoende houvast te bieden om met enige kans een procedure in te gaan. Omdat het in ons recht zo is dat je stellingen moet bewijzen die door de wederpartij weersproken worden, komt men zonder schriftelijke stukken al snel in bewijsnood.

Om die reden is het belangrijk om afspraken schriftelijk te bevestigen. Laat een handelspartner bijvoorbeeld schriftelijk verklaren dat die akkoord is met de toepasselijkheid van uw algemene voorwaarden. Dit voorkomt discussies achteraf. En laat uw handelspartners zoveel mogelijk zelf bevestigen dat zij bijvoorbeeld bepaalde producten van u afnemen of afgenomen hebben. Mocht dit niet mogelijk zijn, zorg er dan in ieder geval voor dat u zelf per fax (met verzendbevestiging) of per e-mail bevestigt wat de afspraken zijn. Meld daarin ook dat u de afspraken als correct en volledig weergegeven beschouwt zonder andersluidend tegenbericht van uw handelspartner. Stel hierbij een termijn en verstuur als die termijn verstreken is nogmaals een brief met daarin de mededeling dat u op uw eerdere brief niets vernomen hebt en dat u er dus vanuit gaat dat de in die eerdere brief neergelegde afspraken correct zijn weergegeven.

Dit zorgt ervoor dat u in een procedure niet met lege handen staat.

Debiteur professioneel benaderen
Als u wilt dat uw facturen betaald worden dan is het van belang dat u uw debiteur professioneel benadert. Dit betekent ten eerste dat u vooraf uw voorwaarden en de afspraken bevestigt. Dus voordat u uw werkzaamheden verricht of goederen levert. Uw klant / debiteur weet dan waaraan hij toe is en kan zich er achteraf niet op beroepen dat zaken niet duidelijk waren. Daarnaast is het verstandig om uw klant altijd voor ontvangst te laten tekenen dan wel – als er diensten geleverd worden – uw klant een urenlijst te laten aftekenen. Als sprake is van meerwerk dan dient dit vooraf gemeld te worden en dient uw klant daarmee akkoord te gaan. Uiteraard dienen facturen zo snel mogelijk verstuurd te worden na levering dan wel na afloop van de werkzaamheden. Als na het verstrijken van de betalingstermijn niet betaald is, dan stuurt u een herinnering. Bij eventuele afspraken (ik maak het deze week over, m’n boekhouder was met vakantie), bevestigt u de afspraak (u heeft aangegeven dan uw boekhouder met vakantie was en heeft beloofd nog deze week te zullen betalen). Als afspraken zonder bericht niet worden nagekomen, dan is het verstandig om direct het incassobureau in te schakelen.
Debiteur op de juiste wijze aanschrijven
Uw debiteur op de juiste wijze aanschrijven, verhoogt de kans op een succesvolle incasso. Daarom is het belangrijk dat u uw debiteur aanschrijft op het juist adres en onder de juiste naam. Dit klinkt logisch, maar onze ervaring is dat het hier wel eens misgaat. Debiteuren worden aangeschreven op een oud adres of onder een verkeerde (bedrijfs)naam. In het eerste geval bereikt u uw debiteur helemaal niet en in het tweede geval denkt de debiteur (ten onrechte overigens) ‘ha, een vormfout, dat ben ik niet’. In beide gevallen echter wordt er niet betaald. Daarom is het verstandig om hieraan al in een vroeg stadium aandacht te besteden. Het liefst al op het moment dat u tot zaken komt met uw (dan nog toekomstig) debiteur. Vraag voordat u op rekening verkoopt om een legitimatiebewijs of om een recent uittreksel uit het Handelsregister van de Kamer van Koophandel. Zorg er dus voor dat u weet met wie u zaken doet en zorg ervoor dat de gegevens van uw debiteur juist en volledig op de factuur komen. Betaalt uw debiteur niet op tijd, kijk dan op www. kvk.nl of u wel op het juist adres hebt aangeschreven. Want: hoe vollediger en correcter de gegevens, hoe groter de kans dat uw debiteur alsnog betaalt.
Meer  juridische advies? www.legalxs.nl