Een offerte opstellen: enkele tips
Door middel van een goed vormgegeven offerte vergroot je de kans dat je een potentiële klant ook daadwerkelijk binnenhaalt, een offerte kun je dus in zekere zin beschouwen als een onderdeel van je verkoopstrategie. Maar ook vanuit wettelijk oogpunt is het belangrijk dat je offerte goed in elkaar zit, nadat een geïnteresseerde de offerte ondertekent wordt deze namelijk gezien als een juridische overeenkomst! Je omschrijf in de offerte welke voorwaarden er aan een eventuele “deal” verbonden zijn, of het nu om het leveren van goederen gaat of om het verlenen van een dienst. Daarom volgen hier enkele tips bij het opstellen van een degelijke offerte.
Vaste onderdelen van een offerte
Een offerte bevat standaard de volgende onderdelen:
- Je bedrijfsgegevens
- De gegevens van de potentiële klant
- De datum
- Het offertenummer
- Een korte samenvatting van de gevraagde werkzaamheden
- Je uurtarief of de totale prijs
- De geldigheidsduur van de offerte
Hoewel het niet verplicht is, wordt het wel aangeraden om naar je algemene voorwaarden te verwijzen indien je deze hebt opgesteld.
Wees concreet
Het is belangrijk om bij het opstellen van een offerte zo concreet mogelijk te zijn, op deze manier voorkom je onverwachte verrassingen en misverstanden (bij beide partijen). Laat dus duidelijk weten welke werkzaamheden er binnen de offerte vallen en welke je als meerwerk ziet. Denk hierbij bijvoorbeeld aan voorbereidend werk, reistijd etc. Maar splits de kosten ook uit een geef aan of de genoemde bedragen inclusief of exclusief btw zijn.
Stem de offerte optimaal af op de klant
Zorg ervoor dat de offerte maximaal aansluit op de behoeften van de potentiële klant. Probeer er tijdens een kennismakingsgesprek (telefonisch, persoonlijk) achter te komen wat de klant nu precies wil. Verwerk dit in de offerte, bijvoorbeeld door een zin toe te voegen in de vorm van “tijdens ons oriënterende gesprek gaf u aan dat …”. Hiermee toon je aan dat je de wensen van de klant volledig hebt begrepen. Gebruik in de offerte ook zoveel mogelijk de taal van de klant, verwerk de woorden die de klant ook heeft gebruikt tijdens jullie gesprek.
Evalueer
Een bekend gezegde is “meten is weten”, en zo is het ook bij het opstellen van je facturen. Breng af en toe eens wat wijzigingen aan in de manier van offreren en kijk wat de gevolgen voor je verkopen zijn. Wat heeft een positief effect en wat niet? Al doende zul je zo tot een optimale offerte komen.
About the Author
