Van factureren naar incasseren
Wat veel mensen niet weten is dat de factuur moet voldoen aan een paar wettelijke eisen. Maar hoe stelt u zo een factuur op en op welk moment gaat u bellen, stuurt u een herinnering of zelfs een aanmaning?
Het systeem van de omzetbelasting is sterk georiënteerd op facturering. Daarom stelt de belastingdienst daaraan hoge eisen. Niet er aan voldoen kan strafrechtelijke gevolgen hebben. Maar ook al valt dat in de praktijk misschien wel mee; er zijn faciliteiten verbonden aan de juiste facturering en aan de juiste administratieve verwerking daarvan.
Een belangrijke faciliteit is het terugvorderen van omzetbelasting die op kosten drukt; de z.g. voorbelasting. Dat kan alleen wanneer uw kostenfacturen voldoen aan de genoemde eisen. Met een goede facturering kunt u er aan bijdragen dat uw opdrachtgever hiermee niet in de problemen komt.
Het betekent ook dat u eisen kunt stellen aan de facturen die u krijgt. Want uw recht op voorbelasting is ervan afhankelijk. Wees niet benauwd om in winkels en bij andere leveranciers een goede factuur te vragen.
Factureringsverplichting
U heeft als ondernemer een factureringsverplichting. Wel maakt het enig verschil of u te maken heeft met andere ondernemers, met rechtspersonen (niet-zijnde ondernemers) of met particulieren.
Verplichte onderdelen factuur
Voor verrichtte diensten kunt u een factuur sturen. Op zo’n factuur moeten u in ieder geval de volgende punten vermeld zijn:
- Factuurdatum
- Factuurnummer. Hoe dit volgnummer eruit ziet bepaalt u zelf. Veel ondernemers kiezen voor een jaartal in combinatie met een volgnummer. Bijvoorbeeld 20101121, 20101122, etc. De fiscus vindt een sluitend oploop van factuurnummers belangrijk als onderdeel van een logische administratie
- Naam en het adres van uw bedrijf
- Naam en het adres van uw klant
- Omschrijving, hoeveelheid en de aard van de geleverde goederen, of de omvang en de aard van de verrichte diensten
- Datum waarop de levering of dienst heeft plaatsgevonden of is voltooid, of de datum waarop een vooruitbetaling is gedaan (als die verschilt van de factuurdatum)
- Prijs exclusief BTW
- Het te betalen bedrag aan BTW
- Totaalbedrag
- Uw registratienummer bij de Kamer van Koophandel
- Uw BTW-identificatienummer
- Het BTW-identificatienummer van uw klant. Let op: dit moet worden vermeld als er sprake is van een levering aan een andere lidstaat van de EU of als uw klant op grond van een verleggingregeling verantwoordelijk is voor de afdracht van BTW
- De betalingstermijn. De gemiddelde betalingstermijn ligt overigens tussen de 14 en 30 dagen. Hierbij adviseren wij niet te vermelden:”graag betaling binnen 30 dagen”, maar heel specifiek de datum noemen:”graag betaling voor 31 januari 2010”
Uw klant betaalt niet
Als u een klant heeft die niet betaalt kunt u er voor kiezen om na verloop van de eerste termijn te bellen. U kunt dan informeren of de dienst naar wens is geweest en of de factuur klopt. Deze persoonlijke aanpak creëert de mogelijk om te achterhalen waarom er geen betaling heeft plaatsgevonden.
Herinnering sturen
Als de betalingstermijn eenmaal is verlopen, stuur dan na bijvoorbeeld 7 dagen een vriendelijke herinnering. Stuur bij voorkeur ook een kopie mee van de factuur en met het verzoek alsnog binnen twee weken te betalen. Bewaar ook een fotokopie van de herinnering. Ook nu kunt u er voor kiezen om te bellen, om te controleren of ook de herinnering in goede orde is ontvangen. U moet zelf inschatten of dat noodzakelijk is of niet. Persoonlijk contact werkt wel vaak bij uw klantrelatie en zijn betalingsgedrag.
Voorkom de bekende fout door boven uw brief: “1e herinnering” te zetten, uw klant realiseert dat er blijkbaar nog een 2e herinnering kan komen en zal minder snel tot betaling overgaan. Zet direct “druk” bij uw herinneringsbrief.
Aanmaning sturen
Is er na de herinnering nog niet betaald, stuur dan een aanmaning. Geef hierin aan dat, indien er nu nog niet betaald wordt, de vordering uit handen wordt gegeven en er extra (incasso- en administratiekosten) kosten gerekend gaan worden. Een gebruikelijk verhoging is 15 procent van het te betalen bedrag.
Incassoprocedure
Is er nog niet betaald, dan moet u een incassoprocedure starten. Een incassobureau of jurist moet dit uitvoeren. Meestal wordt er nog een aanmaning gestuurd, met verhoging van het te betalen bedrag.
Incassobureau
Wanneer dit ook niet betaald is moet men een ingebrekestelling sturen. Dit is echt de laatste sommering tot betaling. Een incassobureau of deurwaarderskantoor kan u adviseren of het in uw geval verstandig is een gerechtsprocedure te starten. Zoek een incassobureau voordat u er een nodig heeft. Wanneer u er echt een nodig heeft, heeft u geen tijd meer om uitgebreid te zoeken. Volgens de Richtlijn Betalingsverkeer schakelt u het best een incassobureau in als 90 dagen na de vervaldatum van de factuur nog niet betaald is. SMB Accountancy kan u advies geven omtrent een incassobureau.
Discussies voorkomen
Indien uw klant in twijfel trekt wat of dat u een dienst geleverd heeft, moet u aantonen dat u terecht een factuur stuurt. Een goede oplossing hiervoor is om voor alle klanten, nieuw én oud, met opdrachtbevestigingen te werken. Hierop staat de aard van de dienst, de tarieven en eventuele voorwaarden. Bij schriftelijke bevestiging per post, fax of e-mail kunt u dan achteraf altijd aantonen dat er sprake was van een duidelijke overeenkomst. Indien er ook sprake is van levering van producten is het ook aan te raden met bestelbonnen te werken, waarop de klant bevestigt de producten ontvangen hebben.
Indien u nog vragen heeft kunt u contact met ons opnemen, samen met u zorgen wij voor een adequate facturering en incassoprocedure.