10 tips voor betere offertes
Een goede offerte opstellen is een kunst. Een offerte moet direct in het verlengde liggen van het verkoopgesprek, de klant een positief gevoel geven en niet teveel nadruk leggen op de prijs. Een mooi mapje doet ook wonderen. Met deze tien tips kunt u wel 15 procent meer rendement uit uw offertes halen.
1. Hou het kort
Een offerte mag nooit langer zijn dan twee A4’tjes. Productbeschrijvingen, prijsspecificaties, leveringswaarden, het kan allemaal in de bijlage. In de offerte kunt u daar naar verwijzen. Kies voor een logische opbouw in zes alinea’s: opening, beschrijving probleem, mogelijke alternatieven, gekozen oplossing, prijs en een vervolgafspraak.
2. Krachtige opening
Schrap die obligate openingszinnen nu eens uit de offerte. ‘Hierbij doen wij u toekomen…,’ trekt geen enkele klant over de streep. Durf bijvoorbeeld te openen met een quote van uw klant. ‘“Ik wil de producten voor Kerst in huis hebben…” Geen probleem…’
3. Hou het persoonlijk
Gebruik dezelfde toon en woordkeus als bij het gesprek met de klant. Laat de klant merken dat u de offerte speciaal voor hem hebt geschreven. Ga daarin niet te ver. Tutoyeren in offertes is uit den boze, ook anderen binnen het bedrijf zullen de offerte lezen.
4. Ga persoonlijk commitment aan
Klanten willen door personen worden aangesproken. Schrijf dus in de ik-vorm. ‘Ik zorg ervoor dat u het product op tijd ontvangt.’ De klant weet dat u garant staat voor het product en dat geeft vertrouwen.
Vergeet absoluut niet alle gemaakte afspraken in de offerte op te nemen. U kunt het vertrouwen van een klant niet op een betere manier beschamen.
5. Vat het probleem kort samen
Leg in u-zinnen kort uit wat het probleem is. ‘U zei dat…,’ ‘Ook vindt u belangrijk dat…’ Laat zien dat u naar de klant hebt geluisterd en het probleem hebt begrepen. Vervolg de brief met de afweging van mogelijke oplossingen. In de volgende alinea beschrijft u de eigenlijke aanbieding en waarom u voor deze oplossing heeft gekozen.
6. Schrijf direct
Hulpwerkwoorden moeten eruit. Schrijf dus niet ‘Ga ik doen,’ maar ‘Doe ik.’ Ook voorwaardelijke zinnen houden alleen maar op. ‘Als u dit systeem aanschaft, zullen uw kosten…’ Fout. Goed is: ‘Ons systeem verlaagt uw kosten met…’
7. Ga uit van een verkoop
Als de klant de mogelijkheid heeft om nee te zeggen, zal hij dat doen. Ga er daarom in uw offerte altijd vanuit dat u het product heeft verkocht. Valse bescheidenheid hoort niet thuis in de verkoop. Als u al niet overtuigd bent van het product, wie is dat dan wel.
8. Geen nadruk op de prijs
De prijs is niet het belangrijkste argument om voor uw product te kiezen. Het is dus niet nodig om de prijs vet te drukken, te onderstrepen, of in rood af te drukken. Praat ook niet over kosten, maar investeringen en noem alleen de prijs en verwijs voor specificaties naar de bijlagen.
Sluit de alinea af met ‘Dit bedrag is inclusief…’ De laatste indruk moet niet de prijs zijn, maar de twee jaar garantie, de gratis testen of het onderhoud dat u bij het product levert.
9. Sluit concreet af
Uw wil om tot een deal te komen moet ook blijken uit de afsluiting. Niet ‘In de hoop dat ik u een passende aanbieding heb gedaan, verblijf ik,’ maar ‘Wanneer u het product nog deze week bestelt, heeft u het nog voor de Kerst binnen.’ Of, ‘Ik bel u komende woensdag voor een vervolgafspraak.’
10. Zorg voor een positieve beleving
Maak van de offerte iets bijzonders. Stop de brief in een mooi mapje met visitekaartje. Dat doet al wonderen. Extra speciaal maakt u het door bijvoorbeeld een monster, tekening of een compositiefoto bij de offerte te doen. Kortom, zorg ervoor dat de klant bij de offerte een zelfde positieve beleving heeft, als hij had tijdens het verkoopgesprek.