Voorkom problemen. Zorg voor een goed debiteurenbeheer
Slecht betalende klanten en lange betalingstermijnen kunnen een aanzienlijke schadepost voor uw bedrijf vormen. Als vorderingen lang openstaan, heeft dit direct gevolgen voor de liquiditeit van uw bedrijf. Als klanten helemaal niet betalen, kan uw winstprognose zelfs omslaan in verlies. Dit kunt u voorkomen met een goed debiteurenbeheer. Moeilijk is dat niet. Lees hier in 10 stappen hoe u uw debiteurenbeheer professioneel kunt inrichten.
Stap 1. Organiseer uw debiteurenbeheer goed
Stap 2. Check de klant vooraf
Stap 3. Let op de betalingstermijn
Stap 4. Gebruik algemene voorwaarden
Stap 5. Factureer snel
Stap 6. Bel direct na als de betalingstermijn is verstreken
Stap 7. Stuur een aanmaning
Stap 8. Ken de andere juridische middelen die u heeft
Stap 9. Wanneer geeft u uw debiteurenbeheer uit handen? (factoring)
Stap 10. Vraag om teruggave van de BTW
Stap 1: Organiseer uw debiteurenbeheer goed
Er zullen altijd hardnekkige wanbetalers zijn, maar een goed uitgestippeld debiteurenbeleid kan de schade voor uw bedrijf aanzienlijk beperken. U moet tijd vrij maken voor debiteurenbeheer. Ook als u dat liever niet doet. Maak van uw debiteurenbeheer een vast onderdeel van de bedrijfsvoering. Breng deze taak onder bij iemand die niet alleen goed met klanten overweg kan, maar ook in staat is om harde afspraken te maken én bevoegd is om betalingsafspraken te maken.
Stap 2. Check de klant vooraf
Ken uw klant. Het is verstandig om vast te stellen of uw nieuwe klant werkelijk degene is waarvoor hij zich uitgeeft. Misschien is de klant niet tekenbevoegd, roept zijn gedeponeerde jaarrekening vragen op, of is hij failliet? In het Handelsregister vindt u snel informatie over ondernemers en hun bedrijven.
Zoeken in het Handelsregister
In de Kamerkrant leest u de ervaringen van twee ondernemers, die het Handelsregister gebruiken om informatie te vinden over hun zakenrelaties.
Financiële informatie
Als u twijfelt aan de financiële situatie van uw klant, dan kunt u dit tegen betaling laten checken bij commerciële leveranciers van kredietinformatie. Zo komt u bijvoorbeeld meer te weten over de gemiddelde betalingstermijn van uw klant, of eventuele financiële calamiteiten in diens verleden. Enkele bekende leveranciers van kredietinformatie zijn Graydon en Dun & Bradstreet.
Stap 3. Let op de betalingstermijn
Het is verstandig om afspraken vooraf vast te leggen met uw zakenpartners. Bijvoorbeeld in een offerte, opdracht- of orderbevestiging of met algemene voorwaarden. Het wettelijke uitgangspunt is dat een klant direct moet betalen bij levering. In de praktijk gunnen ondernemers hun klanten vaak een betalingstermijn.
Waar moet u op letten?
Hanteer een termijn van maximaal 30 dagen.
Noteer de termijn en houd uw klanten hier strikt aan. Als u soepel met de termijn omgaat, dan doen uw klanten hetzelfde.
Neem de termijn op in uw offerte, opdracht- of orderbevestiging en factuur.
Zet de afspraken op papier en laat uw klant tekenen voor akkoord.
Afhankelijk van uw producten of diensten en uw risico kunt u de betalingscondities aanpassen. Bij een groot project, waarbij u moet voorinvesteren, vraagt u bij de start van de opdracht om een aanbetaling. Verder is het gebruikelijk om bij langlopende projecten periodiek bedragen in rekening te brengen. Zo spreidt u het risico en kunt u uw eigen prestaties opschorten als de klant niet betaalt.
Stap 4. Gebruik algemene voorwaarden
Het is vervelend om bij het aangaan van een contract te beginnen over de financiële voorwaarden die u stelt. Het is daarom gebruikelijk om deze voorwaarden op te nemen in uw ‘algemene voorwaarden’. Deze algemene voorwaarden helpen u om moeilijkheden in een later stadium te voorkomen. U legt in de algemene voorwaarden bijvoorbeeld standaard betalingstermijnen, incassobedingen en valutarisico’s vast. Zorg er wel voor dat uw contractpartner voor het sluiten van de overeenkomst op de hoogte is van uw voorwaarden.
Meer weten?
Bekijk de uitgebreide informatie over het opstellen van algemene voorwaarden.
Stap 5. Factureer snel
Hoe sneller u factureert, des te sneller uw klant betaalt. Verstuur uw factuur dus stipt op tijd en zorg ervoor dat de factuur bij de juiste persoon terecht komt. Zet in de factuur welke dienst of welk product u heeft geleverd en wanneer. Ook vermeldt u in de factuur de betalingsvoorwaarden en de oorspronkelijk gemaakte afspraken.
Vaak wijkt het eindproduct af van wat er in eerste instantie is afgesproken. Bevestig tussentijdse afspraken met de klant schriftelijk en vermeld de nieuwe afspraken in de factuur.
Stap 6. Bel direct na als de betalingstermijn is verstreken
Is de betalingstermijn verstreken? Neem dan snel telefonisch contact op met de klant. U hoort dan waarom de factuur niet is betaald. Afhankelijk van de telefonische informatie en de klantrelatie, bepaalt u uw aanpak voor de betreffende debiteur.
Als is toegezegd dat het geld onderweg is en het staat na een week nog niet op uw rekening, dan kunt een aanmaning sturen. Grote bedrijven hanteren vaak een eigen, langere betalingstermijn. Deze termijn geldt echter alleen als u dit samen overeen bent gekomen. Als u uw klant echter niet wilt verliezen, is het misschien beter om te wachten tot de datum waarop de betaling is toegezegd. Als u klant helemaal niet betaalt, is belangrijk om vast te stellen of er sprake is van onwil of onmacht.
Is uw klant ontevreden over uw product of dienst, vraag dan wat er mis is met de levering en kom uw verplichtingen zo nodig alsnog na.
Win bij een blijvend meningsverschil advies in, bijvoorbeeld via uw rechtsbijstandsverzekering of het advocatenspreekuur van de KvK.
Stap 7. Stuur een aanmaning
Als de betalingstermijn is verstreken en de debiteur niet heeft betaald, is hij ‘in gebreke’. U stuurt de klant nu eerst een herinnering en vervolgens een sommatiebrief. Zorg ervoor dat de eerste brief die u stuurt om de klant aan de betalingsachterstand te herinneren vriendelijk, maar wel zakelijk, van toon is. Noem de datum waarop het geld ontvangen moet zijn, bijvoorbeeld 2 weken na dagtekening van de brief.
Als uw klant op het aangegeven tijdstip niet heeft betaald, is het tijd voor een formele aanmaning. Stuur deze ‘sommatiebrief’ zowel aangetekend met ontvangstbevestiging, als per gewone post. Vermeld in de brief dat u deze aangetekend en per gewone post hebt verstuurd en bewaar een kopie van beide brieven. De geadresseerde kan ontkennen dat hij de gewone brief heeft ontvangen en weigeren de aangetekende brief aan te nemen. Als u de brief echter aangetekend én per gewone post hebt verstuurd, kan de ontvanger dit formeel (juridisch) niet meer ontkennen.
Voorbeeldbrief aanmaning
U kunt hier een voorbeeld van een aanmaning downloaden en aanpassen aan uw situatie.
Wettelijke rente
Als een betaling niet op tijd binnen is, dan is de klant de wettelijke rente verschuldigd. Maak hiervan melding in uw sommatiebrief. Bij handelstransacties is de wettelijke rente 9,5%, bij consumententransacties 6%.
Stap 8. Ken de andere juridische middelen die u heeft
Er zijn nog meer manieren waarmee u de schade kunt beperken. Overleg hierover met uw juridisch adviseur.
Eigendomsvoorbehoud
Het ‘eigendomsvoorbehoud’ is een goed en gebruikelijk beding in algemene leverings- en betalingsvoorwaarden. Is dit voorbehoud gemaakt, dan bent u de eigenaar van het geleverde totdat de klant heeft betaald.
Recht van reclame
Ook als u hierover niets in uw algemene voorwaarden heeft opgenomen, kunt u geleverde goederen terugvorderen als de klant niet betaalt. Dit kan ook bij surseance of faillissement van uw klant. U moet de goederen binnen 6 weken na het verstrijken van de betalingstermijn terugvorderen.
Opschortingsrecht
Het algemene opschortingsrecht maakt het mogelijk om het nakomen van de eigen verplichting op te schorten tot de tegenpartij heeft betaald. U legt het werk dus neer totdat de betaling binnen is. De opschorting moet wel redelijk en billijk zijn.
Betalingsregeling
Als uw klant tijdelijk krap bij kas zit, kunt u een betalingsregeling voorstellen. Zet deze regeling op papier. Spreek af dat de regeling vervalt zodra uw klant stopt met betalen op de afgesproken momenten.
Stap 9. Wanneer geeft u uw debiteurenbeheer uit handen? (factoring)
U kunt zelf veel doen om uw debiteurenbeheer goed te organiseren. Heeft u hier geen tijd voor, dan is ook mogelijk om een incassobureau of een deurwaarder in te schakelen. Kiest u voor factoring, dan draagt u uw debiteurenbestand geheel over aan een bank of factormaatschappij (de ‘factor’). De factor neemt het risico over dat een klant niet betaalt, onderzoekt de kredietwaardigheid van klanten en stelt een doorlopende kredietlimiet vast per klant.
Een factormaatschappij slaagt er vaak in facturen eerder te innen. Uw geld wordt op de vervaldag van uw facturen door de factor aan u overgemaakt, ook als de klant nog niet heeft betaald. Een goede manier om van uw incassozorgen af te zijn. Er wordt wel een provisie ingehouden. De hoogte van de provisie is afhankelijk van de aard van uw bedrijf en de kredietwaardigheid van uw afnemers.
Is factoring interessant voor u?
Beantwoord de volgende vragen:
Vormen debiteuren meer dan 30% van de balans?
Loopt de debiteurentermijn op?
Zijn er pieken in de debiteurensaldi?
Is er sprake van een groeiende omzet?
Is er een hoge werkdruk op de debiteurenadministratie?
Heeft u te maken met (onverwachte) debiteurenverliezen?
Is er een spreiding in debiteuren?
Heeft u alleen te maken met zakelijke debiteuren en de overheid?
Bevinden uw debiteuren zich in de sectoren zakelijke dienstverlening, productiebedrijven en groothandel?
Heeft u meerdere keren ‘ja’ geantwoord, dan is factoring mogelijk iets voor u. Meestal is factoring pas interessant bij een omzet van € 250.000 of meer.
Licht uw klanten in
Als u uw rekeningen laat ‘factoren’, vermeld dit dan op uw facturen, dan overvalt u uw klant er niet mee. Vermeld bijvoorbeeld: ‘Ter vereenvoudiging van onze administratie hebben wij de incassering van al onze vorderingen opgedragen aan Factoring Maatschappij <naam Factoring Maatschappij>.’
Stap 10. Vraag om teruggave BTW
Zijn er klanten waarvan u weet dat ze niet meer zullen betalen (dubieuze debiteuren), dan kunt u de belastinginspecteur verzoeken de BTW terug te geven die u ten onrechte heeft betaald. Om de BTW terug te krijgen moet u bewijsstukken van de oninbaarheid van de vordering naar de Belastingdienst sturen. Bijvoorbeeld documentatie over de incassomaatregelen die u heeft getroffen. U moet het verzoek doen bij de laatste aangifte van dat jaar, of in ieder geval direct na het vaststellen van de jaarrekening. Wacht dus niet te lang, anders kan de Belastingdienst de teruggaaf weigeren.