Onbelaste kostenvergoeding

• result
• Accountant Amsterdam, Accountant Hilversum, Accountant Naarden, Accountant Utrecht, Accountent Hilversum, ALGEMEEN, Belasting, Belastingvoordelen
• 0

Declaraties van werknemers zorgen voor veel administratieve rompslomp. Een deel van dat werk kun je vermijden met een vaste, onbelaste kostenvergoeding

Je kunt de kosten van een werknemer voor bijvoorbeeld zakelijk ritten, abonnementen of cursussen bij elke verloning vergoeden. Het verwerken van deze declaraties bezorgt je echter behoorlijk wat administratieve rompslomp. Gaat het elke keer om dezelfde kosten dan kun je mogelijk ook een onbelaste vaste kostenvergoeding geven. Hiervoor gelden wel een aantal voorwaarden.

Werkkostenregeling (WKR)

Als je al gebruikmaakt van de WKR gelden er echter andere regels. De vergoedingen en verstrekkingen zijn dan in principe onbelast voor de werknemer als je deze als eindheffingsloon onderbrengt in je vrije ruimte en ze de drempel niet overschrijden.

Voorwaarde hierbij is wel dat de vergoeding of verstrekking qua aard en omvang gebruikelijk is voor de werknemer. Op deze vrije ruimte komen de intermediaire kosten en de gerichte vrijstellingen – zoals vergoedingen voor reiskosten, abonnementen, cursussen en verhuiskosten – niet in mindering. Wil je een vaste kostenvergoeding geven voor deze intermediaire kosten en gerichte vrijstellingen, dan moet je aan de volgende voorwaarden voldoen:

• Je maakt het bedrag aannemelijk;
• Je omschrijft elke kostenpost en vrijstelling;
• Je geeft een schatting van het bedrag;
• Je onderzoekt de vaste kostenvergoeding van tijd tot tijd.

Voor deze vaste kostenvergoeding ben je wel verplicht om vooraf een steekproef te doen. Deze verplichting geldt niet voor al bestaande vaste kostenvergoedingen.