Boekhouder of Accountant?
Een belangrijk onderdeel van het ondernemen is uw financiële administratie. Maar op welk moment huurt u een boekhouder in en wanneer een accountant? En, wat is eigenlijk het verschil?
De verschillen zitten voornamelijk in de bevoegdheden. Een accountant heeft de bevoegdheid om verklaringen van financiële betrouwbaarheid uit te reiken voor bedrijven. Een boekhouder is vaak ook gemachtigd, maar vaak alleen als het om kleinere bedragen gaat.
Boekhouder is wel goedkoper
Als u ZZP-er bent is het verstandig (als u de boekhouding niet zelf doet) om een boekhouder in te huren. Een boekhouder is in de regel namelijk de helft goedkoper dan een accountant.
Administratie of advies
Maar vooraf is het verstandig u om uzelf de vraag te stellen: Wat wilt u dat de financieel adviseur voor u doet? Wilt u alle administratie laten doen of een gedeelte van de boekhouding? Of wilt u ook advies over bijvoorbeeld pensioen, belastingzaken?
Meer dan cijfers
De kleinere ondernemer kan zelf met een goed softwarepakket veel administratieve werkzaamheden heel behoorlijk uitvoeren. Maar voor een ondernemer kan zowel de boekhouder als de accountant wel meer betekenen. Hij/zij kan bijvoorbeeld in de opstartfase uw businessplan duidelijk maken voor financiers, hij kan uw bedrijfsadministratie opzetten en de belastingaangiften voor u doen. En, als het goed is, kent hij de fiscale (on)mogelijkheden van aftrekposten, afschrijvingen en leningen.
Advies rol
Een boekhouder/accountant kan ook een adviserende rol hebben. Zo kan hij adviseren over investeringsmogelijkheden, en over het reserveren van kapitaal voor uw oudedagsvoorziening bijvoorbeeld. Maar u moet, zoals u al zult begrijpen, daarvoor wel een zakelijke vertrouwensrelatie met uw boekhouder/accountant kunnen opbouwen.
Vergelijk meerdere kandidaten
Daarom is het ook des te belangrijker om u goed te oriënteren over wie u gaat inhuren. Daarvoor kunt u bijvoorbeeld mede-starters of andere bedrijven in uw sector naar ervaringen vragen met hun boekhouder/accountant.
Waar moet u op letten?
Het is een open deur, maar ook bij de keuze van een boekhouder of accountant zal u vooral op drie aspecten letten, namelijk: prijs, kwaliteit en service.
Prijs
Waarschijnlijk kijkt u het eerst naar het uurtarief. Zo maakt u een eerste selectie. Maar een laag uurtarief zegt niet veel over hoe hoog de uiteindelijke kosten zullen worden. Als er veel uren nodig zijn die vermenigvuldigd moeten worden met een laag uurtarief, volgt alsnog een hoge nota.
Een goede boekhouder/ accountant wil altijd duidelijk maken hoeveel uur hij met bepaalde werkzaamheden bezig is geweest. Het is helemaal duidelijk als hij een vaste prijs rekent. Bij een vaste prijs loopt hij het ondernemersrisico en niet u. Factureert hij per uur dan loopt u dat risico. Dus vooraf een prijs afspreken is meestal verstandig. Laat in die afspraak naast de prijs voor bijvoorbeeld het voeren van de administratie of jaarrekening, ook een specificatie opnemen van de werkzaamheden. Diensten die niet onder de prijsafspraak vallen, moeten apart worden vermeld en vooraf met u worden besproken.
Kwaliteit
Een hoge belastingteruggave op uw belastingaangifte is fijn, maar niet altijd een teken van kwaliteit van uw boekhouder. Mogelijk had de teruggave vele malen hoger kunnen uitvallen, maar u kunt dit lastig controleren, omdat u er minder verstand van hebt. Ook daarom is de zakelijke vertrouwensrelatie van essentieel belang.
Er zijn echter wel tekenen dat de kwaliteit van uw administrateur prima is. Als u nooit naheffingsaanslagen van de belastingdienst ontvangt en als uw boekhouder zich altijd aan de afspraak houdt, bijvoorbeeld om binnen twee weken de jaarrekening af te ronden.
Service
En het meest persoonlijke aspect van uw zakelijke relatie is de service. En dat zit wel goed als uw boekhouder/accountant omkomt in het werk, maar wanneer u belt met een dringende vraag hij tijd voor u maakt. En: als uw vragen altijd serieus genomen worden en naar tevredenheid worden beantwoord.