Algemene voorwaarden
U heeft een nieuwe klant en mag een offerte maken. Beperk u niet tot de prijs en de hoeveelheid. Hoe zit het met de betalingstermijn? De garantie? Wie betaalt het eventuele transport? Dergelijke zaken kunt u regelen via de zogeheten algemene voorwaarden of leveringsvoorwaarden.
Wat zijn algemene voorwaarden?
Algemene voorwaarden zijn regels die u als ondernemer standaard wilt laten gelden op alle contracten die u afsluit. Het gaat dan bijvoorbeeld om:
•de garantietermijn
•de betalingstermijn
•incassobedingen
•levertijd
•afwikkeling van geschillen
•aansprakelijkheid
•geldigheidstermijn van offerte
Wat heeft u aan die algemene voorwaarden?
Ze geven u zekerheid. Want u heeft de wederzijdse rechten en plichten vastgelegd. Bovendien scheelt het u tijd: u hoeft niet telkens te onderhandelen over de garantie- of betalingstermijn: u verwijst simpelweg naar de algemene voorwaarden.
Wie stelt algemene voorwaarden op?
Veel ondernemers doen hierbij een beroep op hun branchevereniging. Denk maar eens aan de garagehouders die gebruikmaken van de BOVAG-voorwaarden. Bent u geen lid van zo’n branchevereniging of bent u het niet eens met de branchevoorwaarden, dan moet u zelf aan de slag! De Kamer van Koophandel heeft modelvoorwaarden geformuleerd op haar website. Het verdient wel de aanbeveling om vervolgens naar een advocaat of juridisch adviseur te gaan om te beoordelen of de algemene voorwaarden voor u geschikt zijn.
Kunt u de algemene voorwaarden helemaal naar uw hand zetten?
Het is verleidelijk om alle risico’s over te hevelen naar de koper. Maar zo gemakkelijk is het niet. U moet u houden aan een aantal richtlijnen. Belangrijk is dat de algemene voorwaarden passen bij uw bedrijf. Bovendien moeten ze redelijk zijn. Als u zaken doet met consumenten, let de wetgever helemaal goed op de redelijkheid van uw algemene voorwaarden. Er is een zogeheten zwarte lijst met veertien bepalingen die sowieso verboden zijn. Er is ook nog een grijze lijst die bestaat uit bepalingen die ‘op het randje’ zijn. Hierbij is het belangrijk dat u kunt hard maken waarom de betreffende bepaling in uw optiek niet onredelijk is.
Hoe maakt u uw algemene voorwaarden bekend?
Naast de redelijkheid van de algemene voorwaarden is het belangrijk dat klanten op de hoogte zijn van het feit dát u algemene voorwaarden heeft. Volgens de wet moet u de kopende partij een redelijke mogelijkheid hebben gegeven om van de algemene voorwaarden kennis te nemen. De hoofdregel is dat u dit doet vóór of tijdens het sluiten van de overeenkomst. U kunt de algemene voorwaarden overhandigen aan de andere partij of vooraf versturen. Als u voor deze methode kiest, dan is het raadzaam om een administratie bij te houden van de klanten aan wie u de algemene voorwaarden hebt toegestuurd. Zorg er dus voor dat u hier een dossier van aanlegt en de kopie van de aanbiedingsbrief bewaart. Als u de algemene voorwaarden heeft overhandigd aan een klant, kunt u in de overige contacten volstaan met een verwijzing zoals: ‘Op onze transacties zijn de algemene voorwaarden van toepassing. Daarvan heeft u een exemplaar ontvangen.’U kunt de algemene voorwaarden ook op de achterzijde van het contract of de offerte afdrukken. Als u hiervoor kiest, dan is het belangrijk dat u op de voorzijde nadrukkelijk verwijst naar de voorwaarden.
Let er ook op dat bij faxen de achterkant niet meegaat. Ook als u telefonisch of online een contract afsluit, moet u uw klanten wijzen op de algemene voorwaarden. U moet dan in ieder geval aangeven dát de algemene voorwaarden van toepassing zijn en waar deze ter inzage liggen. Eventueel kunt u aanbieden om de algemene voorwaarden toe te sturen.
Wat is het nut van het deponeren van de algemene voorwaarden?
Vaak zijn algemene voorwaarden gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel of de Griffie van de Rechtbank. Deponeren heeft vooral een bewijsfunctie. Bij deponering worden de algemene voorwaarden voorzien van een datum en een nummer; dat is het bewijs dat u tussentijds niets in de tekst van de algemene voorwaarden heeft gewijzigd. Daardoor staat u dus sterker bij eventuele conflicten. Deponering is overigens niet verplicht. De kosten van deponering bij de Kamer van Koophandel bedragen 18,00 euro per gedeponeerde voorwaarde per jaar.
Aanbevolen websites
– Bijeenkomsten van de Kamer van Koophandel over algemene voorwaarden (www.kvk.nl)
– Uitgebreide brochure van de Kamer van Koophandel (www.kvk.nl)
– Kennistest over algemene voorwaarden (www.juresta.nl)