Fiscaal vriendelijke extra’s voor uw personeel

• result
• ALGEMEEN
• 0

Het traditionele kerstpakket, een laptop of mobiele telefoon van de zaak, de representatievergoeding of bedrijfsfitness; het zijn wat voorbeelden van extra’s die u uw personeel fiscaal vriendelijk mag verstrekken. De talrijke huidige regelingen houden op te bestaan. Daarvoor in de plaats komt de overkoepelende werkkostenregeling, waarmee u vanaf 1 januari 2011 kunt en vanaf 1 januari 2014 moét gaan werken.

Werkgevers die hun werknemers tegemoet willen komen door bepaalde werkgerelateerde zaken te vergoeden of te schenken, hebben in het huidige loonheffingenstelsel te maken met een veelheid aan regels. Het stelsel kent 29 categorieën en voor elke regeling hanteert de Belastingdienst specifieke regels. Denk aan werkkleding, kerstpakketten, laptops, fietsen en bedrijfsfitness.

Met de nieuwe werkkostenregeling wil de overheid de hoeveelheid regelingen aanzienlijk terugbrengen. De nieuwe werkkostenregeling betekent dat u wellicht uw loonadministratie moet aanpassen. Ook ligt het voor de hand dat u nieuwe declaratie-reglementen moet opstellen. Daarnaast zult u nieuwe afspraken moeten maken over de vaste kostenvergoedingen met uw
personeel, al dan niet in CAO-verband.

De werkkostenregeling toegelicht

Als u geen beroep doet op de overgangsregeling, moet u vanaf 1 januari 2011 over alle vergoedingen (in geld) of verstrekkingen (in natura) die als loon worden aangemerkt en niet gericht zijn vrijgesteld, ‘gewoon’ loonheffingen inhouden. U mag een aantal van deze vergoedingen of verstrekkingen ook in de werkkostenregeling onderbrengen. De werkkostenregeling is een forfaitaire regeling. De werkgever mag een vrijstelling toepassen van 1,4 procent van zijn totale loonsom (exclusief eindheffingsbestanddelen). Uitgangspunt is dat de fiscus voor het bepalen van de waarde van verstrekkingen aansluit bij de factuurwaarde
(inclusief btw). Wie de vrije ruimte van 1,4 procent overschrijdt, betaalt een eindheffing van 80 procent over het bedrag dat de 1,4 procent van de totale loonsom te boven gaat.

Alleen bij (belast) loon

De werkkostenregeling geldt alleen voor vergoedingen of verstrekkingen die deel uitmaken van het (belaste) loon. Er is geen sprake van (belast) loon bij:

• Voordelen buiten de dienstbetrekking: Wanneer een werkgever een werknemer een vergoeding geeft of iets cadeau doet, zonder dat dit gebaseerd is op de werkgevers-werknemersrelatie,
• Intermediaire vergoedingen: Wanneer een werknemer een bedrag voorschiet en u dit later vergoedt, is de werkkostenregeling niet van toepassing op de vergoeding. Voorbeeld: uw secretaresse koopt op uw verzoek kantoorbenodigdheden en declareert het aankoopbedrag later.
• Vrijgestelde aanspraken: Normaal behoren aanspraken tot het belaste loon. Voor een aantal aanspraken, uitkeringen en verstrekkingen geldt echter een omkeerregeling. In de meeste gevallen is dan niet de aanspraak zelf, maar de uitkering belast. Denk bijvoorbeeld aan pensioenregelingen.
• Vrijgestelde uitkeringen en verstrekkingen: In sommige bijzondere gevallen mag een uitkering of verstrekking onbelast plaatsvinden. Zo is wettelijk toegestaan om onbelast een eenmalige diensttijduitkering bij een 25- of 40-jarig dienstjubileum te doen van maximaal één maandsalaris.
• Eigen bijdrage: De werkkostenregeling is niet van toepassing op verstrekkingen waarvoor de werknemer een eigen bijdrage betaalt van minimaal de (factuur)waarde van de verstrekking. Bijvoorbeeld wanneer de werknemer voor de lunch in de bedrijfskantine een eigen bijdrage van 3 euro betaalt, terwijl de werkgever voor de lunch in 2011 2,90 euro (2010: 2,20 euro) per dag als loon in aanmerking moet nemen.

Gerichte vrijstellingen uitgesloten

Voor een aantal zogenaamde gerichte vrijstellingen blijven de bestaande regelingen van kracht. Ook de geldende voorwaarden om het zakelijk karakter vast te kunnen stellen, blijven in stand. De werkkostenregeling is dus niet van toepassing op deze vrijstellingen. Er zijn gerichte vrijstellingen voor:

• Vervoer, zoals abonnementen en losse kaartjes voor openbaar vervoer en een kilometervergoeding voor eigen vervoer van maximaal 0,19 euro (bedrag 2010).
• Werkgerelateerde tijdelijke verblijfkosten (maaltijden, overnachtingen en overige kosten gemaakt tijdens een zakelijke reis).
• Cursussen, congressen, seminars en andere kennisverwervingsactiviteiten die van belang zijn voor het werk van de werknemer
• Studie-, opleidingskosten en outplacement
• Vakliteratuur
• Contributie vakvereniging/beroepsregister
• Procedures voor de erkenning van verworven competenties (evc-procedures)
• Maaltijden als gevolg van overwerk, koopavonden of dienstreizen
• Verhuiskosten ‘in het kader van de dienstbetrekking’ (de vrijstelling geldt onder voorwaarden voor de kosten van het overbrengen van de inboedel plús 7.750 Euro)

Extraterritoriale kosten

Wat valt wél in de vrije ruimte van 1,4 procent? De werkgever kan de vergoedingen of verstrekkingen aan de werknemer, die als loon worden aangemerkt  en niet gericht zijn vrijgesteld, in de vrije ruimte van  1,4 procent onderbrengen. Vergoedingen en verstrekkingen die hiervoor in aanmerking komen zijn:

• Verhuiskosten voor het deel dat niet onder de gerichte vrijstelling valt
• Achtergestelde vliegvervoerbewijzen door luchtvaartmaatschappijen en aanverwante bedrijven
• Kerstpakketten en andere kleine geschenken.
• Niet-verhaalde verkeersboetes.
• Parkeer-, veer- en tolgelden (geldt niet voor de auto van de zaak).
• Schade door diefstal, wanneer de werknemer tijdens werktijd bestolen is.
• Schade door overstromingen, aardbevingen en andere calamiteiten die niet door de verzekering gedekt worden.
• Apparatuur, gereedschappen en instrumenten voor gebruik thuis.
• Bedrijfsfitness.
• Contributie van personeelsverenigingen
• Fiets, elektrische fiets, scooter en vergelijkbare vervoermiddelen die ter beschikking worden gesteld.
• Huisvesting buiten de woonplaats door permanente werkzaamheden elders.
• Internet en vergelijkbare communicatiemiddelen thuis.
• Personeelsfeesten, -reizen en soortgelijke personeelsactiviteiten.
• Persoonlijke verzorging.
• Producten van het eigen bedrijf.
• Reiskostenvergoedingen voor reizen met eigen vervoer van meer dan 0,19 euro per kilometer.
• Rentevoordeel van aan personeel verstrekte leningen (geldt niet voor  hypothecaire leningen).
• Representatiekosten en relatiegeschenken (aan medewerkers) voor interne relaties
• Voeding, verlichting of verwarming in verband met onregelmatige diensten of continudiensten.
• Werkkleding die mee naar huis gaat en die geschikt is om ook thuis te dragen (behalve werkkleding met een logo > 70cm2).
• Werkruimte bij de werknemer thuis (mogelijk op nihil gewaardeerd).

Zakelijke (vaste) kostenvergoedingen

De huidige (vaste) kostenvergoedingen bestaan veelal uit diverse onderdelen, waarvan sommige zijn vrijgesteld en dus niet tot het forfait behoren en andere wel tot het forfait behoren. Door deze vergoedingen uit te splitsen kunt u voorkomen dat de gehele vergoeding tot de forfaitaire ruimte wordt gerekend en kunt u mogelijk aardig wat kosten besparen.

Lagere waardering voorzieningen werkplek

Volgens de uitvoeringsregeling loonbelasting mag u voorzieningen die geheel of gedeeltelijk op de werkplek gebruikt of verbruikt worden, lager waarderen dan de waarde in het economisch verkeer of deze zelfs op nul waarderen. De huidige bepalingen voor vrijgestelde voorzieningen blijven intact. Als daar nog extra voor- zieningen bijkomen, maakt de Belastingdienst dat bekend.
U mag de volgende voorzieningen en verstrekkingen in natura in ieder geval op nul waarderen:

• Voorzieningen op de werkplek zoals het gebruik van de vaste computer, het kopieerapparaat en de vaste telefoon.
• Consumpties op de werkplek die geen deel uitmaken van een maaltijd.
• Arbo-voorzieningen.
• Uniformen, werkkleding die (bijna) uitsluitend geschikt is om tijdens het werk te dragen en werkkleding die op het werk achterblijf.
• Mobiele telefoon, blackberry of smartphone als het zakelijke gebruik meer dan 10 procent is.
• Portable computer, notebook of laptop als het zakelijke gebruik 90 procent of meer is.
• Ov-jaarkaart of voordeelurenkaart als uw werknemer deze kaart ook voor het werk gebruikt.

Inwerkingtreding en overgangsperiode

De overheid heeft een overgangsregeling ingesteld  voor het overstappen op de nieuwe werkkostenregeling. U kunt ervoor kiezen al per 1 januari 2011 de nieuwe werkkostenregeling toe te passen. Maar op 1 januari 2014 moet u de regeling verplicht gaan toepassen.
Tot die tijd kunt u gebruikmaken van de huidige regeling. Als u nog niet op 1 januari 2011 de nieuwe regeling toepast, moet u wel rekening houden met de aanvullende maatregel: u mag dan niet meer dan 454 euro per jaar per werknemer onbelast vergoeden of verstrekken voor personeelsreizen, personeelsfestiviteiten en dergelijke incidentele voorzieningen.

U hoeft geen contact op te nemen met de Belastingdienst; of u al dan niet per 1 januari 2011 de werkkostenregeling toepast, blijkt namelijk wel uit uw administratie.