Terug naar overzicht

Onbelaste kostenvergoeding

Declaraties van werknemers zorgen voor veel administratieve rompslomp. Een deel van dat werk kun je vermijden met een vaste, onbelaste kostenvergoeding

Je kunt de kosten van een werknemer voor bijvoorbeeld zakelijk ritten, abonnementen of cursussen bij elke verloning vergoeden. Het verwerken van deze declaraties bezorgt je echter behoorlijk wat administratieve rompslomp. Gaat het elke keer om dezelfde kosten dan kun je mogelijk ook een onbelaste vaste kostenvergoeding geven. Hiervoor gelden wel een aantal voorwaarden.

De voorwaarden zijn afhankelijk van of je de oude regels voor vergoedingen of verstrekkingen of de werkkostenregeling (WKR) toepast.

Oude regels

Onder de oude regels voor vergoedingen en verstrekkingen moet je in ieder geval aan de volgende voorwaarden voldoen om een vaste kostenvergoeding te kunnen geven:

  • Je stelt de vaste vergoeding los van het loon vast;
  • Je omschrijft het soort kosten;
  • Je omschrijft het geschatte bedrag van de kosten.

Als je aan deze voorwaarden voldoet mag je echter niet zomaar alle kosten vergoeden. Je moet namelijk wel kunnen bewijzen dat het gaat om beroepskosten. In dat geval gaat het om kosten die de werknemer moet maken om zijn werk goed uit te kunnen voeren.

Daarnaast is het ook mogelijk om een onbelaste vaste kostenvergoeding te geven voor intermediaire kosten. Dit zijn kosten die de werknemer maakt in opdracht en voor rekening van de onderneming. Intermediaire kosten zijn bijvoorbeeld de benzinekosten die de werknemer voorschiet voor de bedrijfsauto. Je moet wel regelmatig controleren of de vaste kostenvergoeding nog aan de voorwaarden voldoet. De Belastingdienst kan je vragen om dit steekproefsgewijs te onderzoeken.

Werkkostenregeling

Als je al gebruikmaakt van de WKR gelden er echter andere regels. De vergoedingen en verstrekkingen zijn dan in principe onbelast voor de werknemer als je deze als eindheffingsloon onderbrengt in je vrije ruimte en ze de drempel niet overschrijden.

Voorwaarde hierbij is wel dat de vergoeding of verstrekking qua aard en omvang gebruikelijk is voor de werknemer. Op deze vrije ruimte komen de intermediaire kosten en de gerichte vrijstellingen – zoals vergoedingen voor reiskosten, abonnementen, cursussen en verhuiskosten – niet in mindering. Wil je een vaste kostenvergoeding geven voor deze intermediaire kosten en gerichte vrijstellingen, dan moet je aan de volgende voorwaarden voldoen:

  • Je maakt het bedrag aannemelijk;
  • Je omschrijft elke kostenpost en vrijstelling;
  • Je geeft een schatting van het bedrag;
  • Je onderzoekt de vaste kostenvergoeding van tijd tot tijd.

Voor deze vaste kostenvergoeding ben je wel verplicht om vooraf een steekproef te doen. Deze verplichting geldt niet voor al bestaande vaste kostenvergoedingen.