Handleiding voor een VAR (Verklaring Arbeids Relatie)
Iedere zelfstandige professional heeft er vroeg of laat mee te maken De Verklaring Arbeids Relatie (VAR). Voor een eenmanszaak is het een VAR WUO (winst uit onderneming) en bij een BV met DGA heet ie VAR DGA.
Waarom? De belastingdienst zegt hierover:
“Werkt u voor een opdrachtgever, bijvoorbeeld als freelancer of zelfstandige zonder personeel? Dan kan er onduidelijkheid zijn over de vraag of uw opdrachtgever loonbelasting/premie volksverzekeringen, premies werknemersverzekeringen en inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet (samen loonheffingen genoemd) moet inhouden en afdragen over uw inkomsten”
Het gaat dus om de werknemerpremies en de ondernemersafstrek. Als blijkt dat er toch sprake was van een arbeidsrelatie (=gezagsverhouding) dan worden deze met terugwerkende kracht gecorrigeerd. Het is natuurlijk absurd dat bijvoorbeeld aangaande de WW premies je er niets meer aan hebt en in de bewuste periode helemaal geen WW bescherming hebt genoten! Kafka in de polder…
Vrijwaring
Met een VAR in de hand kan de opdrachtgever niet door de fiscus aansprakelijk worden gesteld voor de niet betaalde bovengenoemde premies, mochten zij toch vinden dat er sprake is van een arbeidsrelatie. Voor een opdrachtgever dus fijn: de fiscus komt in ieder geval daar geen verhaal halen.
Verplicht
Een VAR is helemaal niet verplicht: als je opdrachtgever er niet naar vraagt hoef je hem niet te hebben. Andersom betekent het hebben van een afgegeven VAR alleen dat je op basis van het ingevulde formulier deze verklaring hebt gekregen. Mocht de fiscus bij een controle anders bepalen dan hang je alsnog en worden bijvoorbeeld (in geval van een eenmanszaak) de afrekposten met terugwerkende kracht teruggedraaid. Dan moet echter wel wettelijk worden getoetst of er inderdaad sprake was van een gezagsverhouding en dat is een stuk lastiger dan het afvinken van enkele richtlijnen zoals 3 opdrachtgevers, etc.
Invuloefening
Het aanvragen van een VAR betreft het invullen van een formulier. Door middel van een aantal vragen probeert de fiscus te bepalen of je daadwerkelijk voor eigen risico werkt en dus ondernemer bent. De vragen betreffen een prognose van het komende jaar, met de weteneschap van nu. Met andere woorden: geen exacte wetenschap en laat dus ruimte voor interpretatie 😉
Vragen
Wil je zo weinig mogelijk risico lopen dat de VAR wordt afgewezen dan moet uit het antwoord geen mogelijke afhankelijjheid van de opdrachtgever blijken. Natuurlijk is dat in de praktijk wel in beperkte mate zo, maar goed, dat terzijde. Onder een opsomming van de vragen die je wel op de juiste manier moet interpreteren en invullen. Voor de vragen die niet zijn vermeld maakt het niet zo veel uit wat je invult.
2c. Hoe beoordeelt u zelf de inkomsten uit de VAR werkzaamheden in het haar waarvoor u de verklaring aanvraagt?
In geval van een eenmanszaak vul in: “winst uit onderneming”
In geval van een BV: “als inkomsten uit werk …”
2d: Hoeveel uur denkt u te besteden?
Als je niet wilt worden afgewezen , altijd 700 of meer invullen. De fiscus vindt je geen ondernemer als je minder dan 1225 uur per jaar werkt, alhoewel deze richtlijn in 2010 soepel wordt gehanteert vanwege de crisis.
2e: Hoeveel opdrachtgevers denkt u volgend jaar te hebben?
Hier komt de magische 3 of meer opdrachtgevers naar boven. De fiscus hanteert dit geheel naar eigen inzicht. Ik heb meegemaakt dat er 1 opdrachtgever werd ingevuld maar dat de VAR toch werd toegekend. Om hier geen risico te lopen zou ik aanraden meer dan 3 in te vullen.
2g: Kunt u de VAR werkzaamheden meestal zonder toestemming van een opdrachtgever door iemand anders laten uitvoeren?
Strikvraag: natuurlijk wordt een opdracht vaak op de persoon verstrekt en zouden de meeste opdrachtgevers het niet accepteren als er ineens iemand anders deze opdracht ging doen. Echter voor de fiscus is dit in theorie een arbeidsrelatie (en dat willen we niet) dus op deze vraag hoort een “ja”
2i: Is het risico voor u als de opdrachtgever niet tevreden is over het werk?
Dat is natuurlijk zo, dus hier ook een “ja”
2j: Verwacht u de VAR werkzaamheden te verrichten voor opdrachtgevers bij wie u voorheen soortgelijke werkzaamheden in loondienst heeft verricht.
Ook weer zoiets: hoe vaak komt het niet voor dat juist je vorige werkgever je eerste klant is en dat is niet meer dan logisch om een goede start te maken. Mag niet van de fiscus: dan ben je geen ondernemer omdat er een schijn van arbeidsrelatie is. Hier “nee” invullen. Bedenk dat de vragen een schatting zijn van het komende jaar…
2k: Verwacht u de VAR werkzaamheden meestal te verrichten voor opdrachtgevers waar dezelfde werkzaamheden ook in loondienst worden verricht?
Wat een vraag: alsof je dat zou kunnen weten. Het antwoord is “nee”
2j: Verwacht u de VAR werkzaamheden te verrichten via detachering, uitzending of bemiddeling? Beste antwoord is hier: “Nee, of voor minder dan 50%”
3b: Worden door uw opdrachtgever(s) loonheffingen ingehouden op deze inkomsten?
Antwoord: nee
3c: Wordt u door uw opdrachtgever(s) doorbetaald als u ziek bent of vakantie heeft?
Antwoord: nee
3d: Bent u verplicht alle aanwijzingen van uw opdrachtgever(s) op te volgen bij de uitvoering van de VAR-werkzaamheden?
Strikvraag: natuurlijk moet je je tijdens een opdracht houden aan een aantal aanwijzingen van de opdrachtgever. Wederom ziet de fiscus dit als een rode vlag vanwege de schijn van een arbeidsrelatie. Antwoord: nee, omdat je nooit ALLE aanwijzingen hoeft op te volgen
3e: Verwacht u dat de inkomsten in het jaar waarvoor u de verklaring aanvraagt, voor meer dan 70% worden behaald bij één opdrachtgever?
Hoewel dit zeker voor starters vaak voorkomt zou ik toch aanraden om hier nee in te vullen; omdat het een verwachting betreft kan dat ook gewoon
4a: Verstuurt u facturen voor de VAR-werkzaamheden waarvoor u deze verklaring aanvraagt?
Natuurlijk
4b: Maakt u reclame voor de VAR-werkzaamheden?
Altijd ja invullen: je bent per slot van rekening ondernemer; er is altijd een vorm van reclame die je doet
4g Verwacht u de VAR-werkzaamheden meestal op de locatie van uw opdrachtgever te verrichten?
Belangrijke vraag: ondanks het feit dat dit vaak het geval zal zijn zou ik de vaagheid van deze vraag (verwacht, meestal) gebruiken om toch nee te antwoorden. Heel veel op locatie van de opdrachtgever werken impliceert ook weer een arbeidsrelatie
Zo, nu moet het goed komen met de aanvraag van de VAR. Indien er een contract met de opdrachtgever wordt gesloten (wel aan te raden) zou ik uurtarieven en vaste dagen op kantoor zoveel mogelijk vermijden: ook dit impliceert een gezagsverhouding. Een tip om het risicodragende karakter van je onderneming te onderstrepen: stuur eens een creditfactuur naar je opdrachtgever: hoeft maar een kleintje te zijn.